Những điều cần biết về quy trình SOP nhà thuốc
SOP là quy trình thao tác chuẩn, một loại văn bản được trình bày đầy đủ các thao tác của mọi hoạt động trong nhà thuốc, trong đó có 11 danh mục các quy trình thao tác chuẩn SOP.
SOP là gì?
SOP là viết tắt của cụm từ trong tiếng anh “Standard operating procedure”, nghĩa là quy trình thao tác chuẩn, đây là một loại văn bản được trình bày đầy đủ các thao tác của mọi hoạt động trong nhà thuốc (nhập thuốc, kiểm tra chất lượng, bán thuốc, thu hồi)… Trong đó có 11 danh mục các quy trình thao tác chuẩn SOP.
Các hoạt động kinh doanh nhà thuốc tây áp dụng các quy trình chuẩn này thì sẽ hạn chế được những sai sót, ô nhiễm, ảnh hưởng trực tiếp đến người tiêu dùng. SOP sẽ giúp hỗ giải quyết các vấn đề sau:
- Tất cả các nhân viên làm việc trong nhà thuốc đều thực hiện trình tự các bước như nhau dẫn đến các sản phẩm trước sau như một.
- Căn cứ để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của một nhân viên.
- Hệ thống quy trình thao tác chuẩn giúp quản lý có thể đối chiếu, chấm điểm cho nhân viên mới trong thời gian thử việc dễ dàng hơn.
- Kiểm tra về chất lượng hoặc thẩm định lại toàn bộ hệ thống.
- Là tài liệu quan trọng để xem lại nếu có sự cố về phân phối, khiếu nại hoặc sản phẩm bị thu hồi.
Theo quy định, soạn thảo văn bản chuẩn SOP đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Viết bằng văn bản khoa học
- Câu văn mang tính mệnh lệnh
- Lời văn súc tích, rõ nghĩa.
- Không được dùng ngôn từ trừu tượng, hàm ý hoặc dùng từ ngữ địa phương.
Các thành phần của hệ thống quy trình thao tác chuẩn gồm có:
- SOP mẫu: đang lưu hành
- SOP mới: chưa được viết hoặc đang sửa đổi
- SOP cũ: đã bị thu hồi và thay thế.
Các quy trình thao tác chuẩn SOP của nhà thuốc phải được thông qua tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ rồi mới hoàn thiện thành SOP chuẩn. Sau đó phải được dược sĩ chủ nhà thuốc phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày tháng năm.
Sửa đổi và bổ sung
- Cần thường xuyên cập nhật và sửa đổi hoặc bổ sung cho các SOP, định kỳ là 3 năm 1 lần.
- Nếu không có gì cần thay đổi thì dược sĩ cũng phải ghi rõ “không cần thay đổi” lên văn bản gốc rồi ký tên và ghi rõ ngày tháng năm, ngày ký.
- Khi sửa đổi hoặc bổ sung dù ít hay nhiều thì phải in lại mới hoàn toàn, không dùng SOP tẩy xóa.
- Khi sửa đổi hay bổ sung cũng cần kiểm duyệt kĩ, khi được ban hành thì cần ghi vào bản gốc “đã thay đổi”.
Lưu trữ
- Lưu bản gốc của các SOP trong tập hồ sơ của nhà thuốc
- Photo thêm một bản sao để đặt nơi làm việc cho nhân viên thực hành tốt
- Thu hồi SOP cũ ngay sau khi ban hành SOP mới và lưu trữ trong một thời gian theo quy định.
Danh mục quy trình SOP nhà thuốc
- Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không kê đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi
- Quy trình pha chế thuốc theo đơn.
>>> Đọc thêm các thông tin dành cho nhà thuốc tại đây 5 Chiến lược kinh doanh nhà thuốc